Facturation sécurisée

Un restaurant qui encaisse des règlements clients via un logiciel de caisse est soumis à des règles précises sur la fiabilité des factures émises. Cette page explique ce que dit la loi et détaille, mesure par mesure, ce que Qoul a concrètement mis en place dans son architecture technique.

Ce que la loi impose

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, l'article 286 I 3° bis du Code Général des Impôts impose à tout assujetti à la TVA qui encaisse ses clients via un logiciel de caisse d'utiliser un système satisfaisant à quatre conditions, dites conditions ISCA : Inaltérabilité, Sécurisation, Conservation et Archivage des données d'encaissement. Un établissement qui ne peut pas prouver le respect de ces conditions en cas de contrôle s'expose à une amende de 7 500 € par logiciel non conforme (art. 1770 duodecies CGI) et doit se mettre en conformité sous 60 jours.

Ces exigences ont directement guidé les choix d'architecture décrits ci-dessous : chaque mesure technique répond à l'une des quatre conditions.

Les mesures techniques mises en place

Inaltérabilité. Une fois émise, une facture ne peut plus être modifié ni supprimé — la base de données l'empêche techniquement, y compris pour un administrateur Qoul. Un remboursement ne modifie jamais un justificatif existant : il génère un avoir séparé, lui-même inaltérable.

Sécurisation — chaînage cryptographique. Chaque justificatif est lié au précédent par une signature (HMAC-SHA256), à la manière d'une chaîne de blocs simplifiée. Toute altération d'un enregistrement, même minime, casserait la chaîne de signatures et serait détectable lors d'un contrôle.

Sécurisation — numérotation continue. Les numéros de facture et avoir sont séquentiels, sans trou possible et sans réutilisation. Cette continuité est elle-même vérifiable : une rupture dans la séquence serait le signe d'une suppression, impossible en conditions normales d'utilisation.

Sécurisation — TVA par taux. Le taux applicable (10 % sur place, 5,5 % à emporter, 20 % sur l'alcool) est calculé et détaillé automatiquement sur chaque justificatif, par taux, jamais recalculé a posteriori depuis un montant saisi manuellement.

Conservation et archivage. Les données d'encaissement sont conservées sans suppression possible, avec une section dédiée d'archives fiscales consultable depuis le tableau de bord, sur la durée légale de conservation (10 ans, art. L123-22 du Code de commerce).

Facturation et transmission comptable

Au-delà des quatre conditions ISCA, Qoul couvre l'ensemble du cycle de vie du justificatif de vente, de son émission à sa transmission au cabinet comptable :

• Génération automatique d'une facture pour chaque commande, avec possibilité de le convertir en facture nominative à la demande du client (nom, adresse) ou en avoir en cas de remboursement — jamais de suppression du document d'origine.
• Téléchargement en libre-service par le client final, directement depuis la page de suivi de sa commande, sans avoir à le demander au restaurant.
• Impression physique sur l'imprimante du restaurant (protocole CloudPRNT), avec deux impressions distinctes : le ticket de préparation pour la cuisine, et le justificatif de vente pour le client — les deux ne contiennent pas les mêmes informations et ne doivent pas être confondus.
• Envoi par email du justificatif au client, à la demande, depuis le tableau de bord du restaurant.
• Transmission automatique et périodique au cabinet comptable désigné par le restaurateur : montants, TVA par taux et identité du client (uniquement si une facture nominative a été émise), à la fréquence choisie par le restaurateur. Cette transmission répond à l'obligation légale de tenue de comptabilité qui incombe au restaurateur (art. L123-22 du Code de commerce) — voir notre politique de confidentialité pour le détail de ce partage de données.
• Export groupé (ZIP contenant les PDF et un récapitulatif CSV) pour une période donnée, utilisable directement par un cabinet comptable.

Ce que cette page ne dit pas

Cette page décrit des mesures techniques effectivement en place — elle ne constitue pas une attestation de conformité au sens de l'article 286 CGI. La réglementation prévoit deux voies distinctes pour prouver la conformité d'un logiciel de caisse : une certification par un organisme accrédité, ou une attestation individuelle de l'éditeur, qui engage la responsabilité personnelle de son signataire. Qoul travaille sur cette seconde voie ; cette page sera mise à jour lorsque cette démarche sera finalisée.